1.
L’ASBL Société Scientifique de Médecine Générale (ci-après « SSMG ») est située rue de Suisse, 8 à 1060 Bruxelles (ssmg@ssmg.be). Elle est inscrite à la BCE sous le numéro 0410.639.602.
La SSMG est soucieuse de vos données personnelles et de sa relation avec ses clients, prospects et partenaires et ambitionne de traiter vos données à caractère personnel de manière transparente. La présente déclaration traite de vos droits et de vos obligations légales
Par conséquent, les principes fondamentaux établis par le biais de la présente Politique sont basés sur les exigences de la législation européenne en matière de protection des données et de la vie privée, soit le RÈGLEMENT (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (Règlement général sur la protection des données, ci-après « RGPD »).
Si, sur une base ponctuelle, la loi belge énonce des exigences en matière de protection des données et de la vie privée plus strictes que la présente Politique, les données personnelles seront traitées conformément à ces lois plus strictes.
2.
Pour vous identifier, vous contacter, vous servir avec efficacité ou collaborer avec vous, la SSMG collecte nom, prénom, adresse, téléphone, email, sexe, numéro INAMI, année de diplôme, université, spécialité, fonction au sein de la société, fonction en dehors de la société, parcours de formation, statut au sein de la SSMG (membre ou non membre avec historique) soit des données à caractère personnel.
Nous utilisons également des données publiques ou des données collectées auprès de tiers, lesquels sont responsables de la collecte légitime des données qu’ils nous fournissent.
Nous faisons parfois appel pour la réalisation de nos activités à des fournisseurs et/ou des sous-traitants et veillons à nous attacher le concours de partenaires fiables et offrant un degré de sécurité suffisant pour préserver nos données et les données de nos clients
3.
Vos données sont collectées à différentes fins :
- Communiquer avec les médecins généralistes au moyen de différents médias : une newsletter SSMG, Revue de la Médecine Générale, les réseaux sociaux de la SSMG, le site de la SSMG, lettres d’informations (numérique ou autre) afin d’informer sur la SSMG et sur ce qui peut être utile à la pratique du médecin généraliste, de partager des informations scientifiques et des actualités.
- Contacter les médecins généralistes de manière ciblée (Identifier leur parcours de formation, identifier leur fonction au sein de la société, etc.)
A ce titre, la SSMG doit être définie comme un responsable de traitement.
Le représentant du responsable du traitement est Madame Stéphanie Brillon, Managing Director de la SSMG.
4.
Comme association, un certain nombre d’intérêts légitimes forment la base des traitements que nous assurons.
Nous avons pour souci de veiller à la qualité de nos services en respectant l’équilibre entre l’impact que ces traitements peuvent avoir sur la vie privée) et les intérêts légitimes de notre association.
Si vous aviez néanmoins des objections sur certains traitements pour lesquels votre consentement n’aurait pas été demandé, vous pouvez nous contacter. Vous pouvez également exercer les droits que la réglementation propre au traitement des données à caractère personnel vous offre et qui vous est détaillé ci-après
5.
La SSMG tient compte du principe de minimisation de stockage lors du traitement de vos données à caractère personnel, ce qui signifie que nous conservons vos informations uniquement le temps nécessaire à la fin pour laquelle nous les avons obtenues et à d’autres fins liées autorisées.
Nos délais de conservation reposent sur les besoins de la Société et vos informations qui ne sont plus nécessaires sont soit rendues anonymes, soit détruites.
En tout état de cause, la durée de conservation de données à caractère personnel n’excédera pas 10 années.
6.
Si vous communiquez vos coordonnées à la SSMG, vous êtes susceptibles d’être contactés à des fins de marketing direct et/ou de recevoir des informations sur les produits, services ou événements de la SSMG et de ses partenaires, à la condition que vous y ayez expressément consenti ou que vous soyez déjà client chez nous.
Vous avez le droit à tout moment de vous opposer, sans indication de motif, à l’utilisation de vos données personnelles à des fins de marketing direct. Partant, si vous ne souhaitez plus recevoir de tels messages, contactez-nous à l'adresse mentionnée ci-dessus ou par email (ssmg@ssmg.be).
N'oubliez pas de nous communiquer votre nom exact ainsi que votre adresse (correctement orthographiée). Nous nous engageons à retirer vos coordonnées de la liste dans les 5 semaines.
Nous transmettrons également votre message à nos différents partenaires aux fins de désinscription mais ne pourrons être tenus de la non suppression des désinscriptions aux mailings ou offres de ses partenaires. De même, les offres et emailings de nos partenaires sont faits sous leur propre responsabilité
7.
La SSMG met tout en œuvre pour protéger les données à caractère personnel contre un traitement inapproprié et/ou toute perte. Nous utilisons une diversité de mesures de sécurité, dont des outils d’identification, pour maintenir la sécurité, l’intégrité et la disponibilité de vos informations. Nous et nos sous-traitants respectons strictement les exigences applicables en matière de protection des données.
Seuls les travailleurs sous contrat de travail avec la SSMG auront accès à vos données et dans les limites de ce qui est nécessaire à l’accomplissement de leurs missions. Ces travailleurs seront tenus à une stricte discrétion professionnelle.
Lorsque nous vous avons donné (ou lorsque vous avez choisi) un mot de passe vous permettant d’accéder à certaines parties de notre site web ou à un autre portail, une autre application ou un autre service géré par nos soins, vous avez la responsabilité de garder ce mot de passe confidentiel
Le transfert de vos données à des sociétés tiers ne sera effectué qu’avec l’accord de votre part à moins que nous partagions vos données afin de satisfaire à nos obligations juridiques.
La SSMG n’effectue aucun transfert de données à caractère personnel vers des pays qui n’ont pas une législation relative à la protection des données équivalente à celle en vigueur dans l’Espace Economique Européen.
8.
Toute personne dont les données ont été collectées peut, à tout moment, solliciter que soient mises à jour et que soient rectifiées les données le concernant.
La SSMG vous invite également à la tenir informée de tout changement vous concernant.
9.
Si les données sont collectées sur base d’un consentement, la personne qui a préalablement donné son consentement peut retirer son consentement à tout moment. Le retrait du consentement ne compromet pas la licéité du traitement fondé sur le consentement préalablement donné qui a déjà été effectué.
Toute personne dont les données ont été collectées peut aussi solliciter que l’utilisation de ses données personnelles soient limitée à certains traitements particuliers (par exemple, uniquement la newsletter de la SSMG, la Revue de Médecine Générale ou les emailings/courriers postaux spécifiques) ou qu’elle prenne fin.
Pour ce faire, il prendra contact avec le siège (ssmg@ssmg.be) et précisera dans sa demande motivée, datée et signée le(s) traitement(s) qu’il autorise. Dans les 15 jours ouvrables de sa demande, il recevra un accusé de réception et dans les meilleurs délais, la SSMG communiquera sa décision quant à la limitation du traitement de ses données.
Toutefois, le droit d’opposition au traitement des données, à l’exception de l’utilisation à des fins de Marketing, doit être justifié par des raisons sérieuses et légitimes.
De surcroît, aucune opposition ne sera effective si le traitement est nécessaire au respect d’une disposition légale ou réglementaire à laquelle serait tenue la SSMG.
Dans certaines hypothèses, vous pouvez solliciter que soient supprimées les données dont dispose la SSMG à votre sujet. Pour ce faire, vous communiquerez par email au siège (ssmg@ssmg.be) une demande datée et signée. Dans les 15 jours ouvrables de votre demande, vous recevrez un accusé de réception et dans les meilleurs délais, la SSMG supprimera les données vous concernant si votre demande regroupe les conditions prévues par le RGPD pour l’application du droit à l’oubli.
10.
Aussi, la SSMG a l’obligation de communiquer les données à caractère personnel qui ont été fournies – si un telle demande est exprimée, et ce dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
Ces données pourront également être transmises à un autre responsable du traitement sans que la SSMG puisse y faire obstacle. Il s’agit du droit de portabilité.
11.
Enfin, tout personne qui estimerait que la SSMG ne respecte pas correctement le RGPD peut déposer une réclamation auprès de l’Autorité de contrôle, soit l’Autorité de protection des données : rue de la Presse 35 – 1000 Bruxelles – Tél +32.2 / 274.48.00 – commission@privacycommission.be.
Elle peut également introduire une procédure judiciaire devant les juridictions belges pour obtenir réparation de son préjudice.
12.
La SSMG reste à votre disposition si vous avez des questions concernant notre utilisation de vos informations à caractère personnel ou la présente politique de protection de la vie privée.
Pour ce faire, veuillez en premier lieu contacter l’équipe de coordination, (de 9h à 16h les jours ouvrables). La SSMG est également joignable par courriel (ssmg@ssmg.be) ou par courrier postal (rue de Suisse, 8 à 1060 Bruxelles).
